posted by 데굴대굴 2012.01.30 10:56

Pocket Informant 를 사용하는 설명서의 마지막 글.. 이 될꺼 같습니다. 이번 포스팅에서 말할 내용은 Tasks를 변형해야 하는 상황을 이야기 합니다. 보통 할일이나 약속으로 미리 잘 지정하시겠지만, 간혹 실수하는 경우가 있습니다. (손이 삐꾸라든가 손꾸락이 지멋대로 술을 마셨다던가...) 그런 경우에, Pocket Informant는 편리합니다. 바로..... 변형을 할 수 있게 해줍니다.

Pocket Informant 사용 설명서 - #8 Tasks 사용 2/2 을 다시 한번 봅시다. (페이지뷰 늘릴려고 별 발악을 하는구나)

자... Pocket Informant 사용하기- #8 Tasks 사용 2/2에서 뭔가 이상한 내용을 발견하지 않으셨습니까? 두번째 문단을 보면 회의를 끝내면.... 일이 생긴다고 했습니다. 보통 회의는 하나의 주제에 대해서 하기 때문에 하나의 프로젝트가 생기고 그 프로젝트에 따라서 내가 할 일이 몇 개가 생깁니다. 이 부분의 언급만 있었고 설명이 빠져 있었습니다. 이런 경우에... 똑똑하신 분이라면 작업을 입력하실 때, Children 에 여러 개의 작업을 등록하실 겁니다.

회의라는 건 자식을 줄줄이 낳는겁니다

그러면 그 상태 그대로 쓰셔도 되는데.... 뭔가 나열되는게 좀 안 예쁩니다.

만들어졌다! 하지만 안 예쁘다. 보기가 조금 그렇다.

그래서, 변형을 합니다.

자식딸린 일을 프로젝트로 전환

Convert to Project를 하면 맨 처음의 제목은 프로젝트 명으로, 하위 일은 모두 할일로 바뀌어서 등록이 됩니다.

보기편하게 한방에 프로젝트로 전환 성공

오옷! 대단하지 않습니까?

그리고 만들어진 할일을 Convert To Appt 메뉴를 통해 약속으로도 변경할 수 있습니다. 이 말은.. 기존의 약속을 할일로 전환 할 수도 있다는 이야기이기도 합니다. 이 기능이 별거 아닌거 같지만, 인맥 관리용으로 써보면 상당히 좋습니다.

미래의 어느 날, 딱히 정해지지 않은 약속.. 예를 들면, '밥 한번 먹자'라는 약속을 할일에 넣어두고 있다가 Inbox에 있음을 발견하고 전화 한통 후 이 할일을 약속으로 바로 전환하면 끝.

기약없던 밥 한번 먹자가....

전화 후 회식으로 변신


마지막으로.. Tasks 항목에서 쭉 밑으로 내리면 Smart Groups 라는게 생겼습니다. 이 부분은 이름에서 볼 수 있듯, 조건을 정해두고 그 조건에 맞으면 모두 다 보여줍니다.

꽤 쓸만하죠? (하지만 메뉴가 너무 구석에 있어서 막상 자주 쓰지는 않습니다. 보통 점검 용도로 사용합니다)

회사에서 할일을 세부적으로 나눌 수 있지만 이걸 다시 합쳐서 볼 수도 있습니다

이제 당신은 Pocket Informant 의 사용 방법을 거의 다 익히셨습니다. 혹시 까먹지는 않았는지 밑에 있는 글을 다시 한번 다 정독하신 후, 상황에 맞게 사용하시면 되겠습니다.

궁금하신 부분은 알아서 파악하시고요. 질문 같은 거 해서 저를 당황하게 만드시면 질문 자체를 포스팅으로 변환 해버릴지도 모릅니다. –_-a

 이 글과 관련 있는 참고 글


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posted by 데굴대굴 2012.01.27 10:58

Pocket Informant 사용 설명서 - #7 Tasks 사용 1/2 만큼 날로먹는 포스팅을 또 할까 하다가 이번에는 내용이 조금 있는 포스팅을 위해, PI로 할일 관리를 위해 가장 많이 쓰게되는 상황을 이야기 해보겠습니다.

보통 회의를 끝내면 일이 생깁니다. 한 개가 아니라 하나의 커다란 일 밑에 세부적으로 해야 할일이 한 묶음으로 한꺼번에 생기지요. 이를 Pocket Informant에서 Task 추가 버튼(우측 상단에 있는 +와 체크가 함께 있는 아이콘)을 누르고 추가합니다.

여기에 나오는 수 많은 항목을 다 입력할 필요는 없습니다

위 화면을 보시면 오우 노우~ 입력항목이 너무 많아요~ 하시는 분들이 많이 있습니다. (==>접니다) 보통 위 화면을 처음 할일 관리를 하실 분이 보고는 우왓~ 어렵다. 이런 xx. 나 안해. 포기. 이렇게 외치실 겁니다. 이런 분들을(==>접니다) 위해 하단의 hide Fields를 누르면 Title과 Start/Due 만 남으니 사용할만하다고 느끼실겁니다.


자.. 그러면 저는 GTD모드로 사용한다고 했으니 GTD에 맞춰서 어떻게 하느냐를 말해야 겠네요. (GTD에 대해서는 이미 Pocket Informant 사용 설명서 - #7 Tasks 사용 1/2 에 거의 다 써놨습니다.) GTD에서는

"할일을 수집하고 이 일이 명확해 질때까지 Inbox에 둔다"

라고 했습니다. 그런데 Inbox가 없네요? 설정한 기억이 없지요? 하지만, Tasks 메뉴에 보면 최상단에 Inbox가 있습니다. PI는 Context와 Project(Folder)를 설정하지 않으면, 자동으로 Inbox로 인식됩니다.

뭔가 많은 항목을 입력할 수 있지만 작은 아이폰에서 무언가 꽉 채울 생각 같은 것을 버리십시오. 그냥 잊지 않을 정도로만 쓰셔도 전.혀. 문제 없습니다. 할일은 일단 적고 나중에 시간날 때, Inbox에 있는 일을 찾아서 정리하고 하면 되는 겁니다. 어떤 규칙이나 룰을 엄격하게 적용하려 하지 마십시오. 할일 관리를 엄격하게 할수록 해야 할일 시간을 뺏기는 겁니다.

Inbox의 목적은 일이 너무 많아서 파악하기 힘들 때, Context/Project(Folder)/Tag를 적용해서 빠르게 할일을 처리할 수 있도록 하는 것입니다.


자.. 그러면 여기서 끝? 낼까 했는데, 글의 길이가 조금 짧네요. 그래서 딱 두가지만 더 말할까 합니다.

기본 서식 지정입니다. 첫번째, 두번째 스크린샷을 보면 “Start:오늘 Due:내일”이 지정되어 있습니다. 이거 제가 직접 넣었을 까요? 물론 아닙니다. 누누이 이야기 했지만 전 게으릅니다. 놀기 위해서, 제 시간을 만들기 위해서 여러가지 방법을 쓰는거니까요. Start:오늘 Due:내일같은 기본 서식의 지정은 Settings-Task Settings 에 보면 Defaults 항목에 있습니다. 여기는 적당히 설정해서 쓰세요. 이렇게 설정하면 Today 화면에도 뜨고 다음날 컴퓨터 앞에서 수정도 가능하니까요.

※ 참고... 이렇게 설정하면 오전에 할일을 입력하는 경우 어제~오늘로 입력됩니다. 최신버전인 2.02.41버전까지 발생되는 버그입니다. 이전 버전에서 메일로 버그레포팅은 해놨는데 언젠가는 수정되겠죠. 그래서 Due DateTomorrow로 입력하지 않고 In 2 days로 두면 편합니다. (이 부분에 어서 빨리 취소선을 그을 수 있는 날이 왔으면 좋겠습니다)

※ 참고... 버전이 바뀌면서 동작이 바뀌었습니다. Today 탭에서는 설정이 어떻든 간에 무조건 오늘이 마감일로 잡히고, Calendar 탭에서는 찍혀있는 날(기본 값은 오늘)을 마감일로 작성합니다. 즉, Default Start Date와 Default Due Date는 오직 Task 탭에서 작성할 때에만 정상적으로 동작합니다.

이게 불편하면 ceo@webis.net 으로 메일 보내서 왜 그런지 설명해달라고 하세요.


두번째, 서식 지정입니다. 쓰다보면 몇가지는 자주 써야하는 항목이 있습니다. 제 경우 쪼끄맣고귀엽고깜찍하고어여쁘신그녀아님께서 퇴근길에 마트에 들려서 식자재 구입이나 경비실에서 물건을 찾아오라는 청을 하시는 경우가 있습니다. @마트에서 사오라는 내용은 Context가 자동으로 @마트가 되고, 제목에는 "심부름"이나 "지름"이 들어갑니다. 이런 지극히 반복적인 일을 매번 입력한다는 것은 매우 불편합니다. 이런 반복적인 내용은 미리 서식을 만들고 이를 불러서 사용하면 매우 편리합니다. (이 반복적인 입력이 귀찮으시다면 TextExpander를 구입하시는 것도 무모하지만 괜찮습니다.)

서식 추가 및 제거의 정식 메뉴는 Settings-General Settings ? Manage Templates 에 있습니다. 만들어신 서식을 불러오는 건 Title 옆에 있는 아이폰4범퍼 모양의 아이콘을 선택하시면 나옵니다.

 

오늘은 여기까지....

PS. 아아아아.. 글이 쓰다보니 계속 나오는군요. 그래서 PI가 어렵다고 생각하는 건가요?

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posted by 데굴대굴 2012.01.26 15:20

이번에는 Pocket Informant의 꽃이라 할 수 있는 Tasks 입니다. 이번 포스팅에서 뭔가 대단한 내용을 적어두리라 생각하셨던 분이 있다면 그건 착각. 저는 대단한 내용 안 씁니다. 이번 포스팅에서는 본격적인 할일을 설명하기에 앞서 설정하는 메뉴부터.... 설정부터 이야기를 하는 이유는 설정에 따라서 세부 항목 입력이 바뀌기 때문입니다. 세부 항목이 바뀌면 당연히 쓰는 방법도 바뀌어야 합니다.

그러니까.. 제가 모든걸 설명하지는 않는다는 이야기를 미리 하고 싶었어요. ^^


PI의 Settings-Task Settings-Set Task Mode에 들어가보면 3개를 뒀지만 사용하다보면 크게 차이는 없습니다. 메뉴가 조금 보이고 사라지고의 차이인데, 사용자인 제가 느끼는 차이는 다음과 같습니다.

  • Franklin Covey : 일을 시간에 맞춥니다. 일종의 Top-Down 방식이라고도 할 수 있습니다. 따라서 중요한건 오직 시간. 그러니까 Context와 Location 같은건 필요 없고 시간 관련 부분이 활성화 되고 이 부분을 기준으로 우선순위가 정해집니다.
     
  • Toodledo : 할일을 나열하고 마감시간에 맞춰서 합니다. 그래서 생기는 문제는 할일의 연계성입니다. 하나의 프로젝트라는 개념을 자식할일이라는 형식으로 접근하게 됩니다. 일이 많지 않고 단발적인 일인 경우에 적합합니다. 단계를 나눠서 일을 작성하려면 다단이 지원되어야 하는데, 이건 Toodledo.com 에서는 유료로 업그레이드를 해야 합니다. 개인적으로 초보분들께 권하는데, 연계성은 떨어지지만 한줄로 일을 쓰기 때문에 편하거든요. 그래서 →←+A만 열심히 하게 됨.
     
  • Getting Things Done : 일을 분류(Context/Project)하고 시간도 정할 수 있고 등등의 장점이 있습니다.

위의 설정은 자신의 취향에 따라 쓰세요. 그리고 미리 설정된모드에 얽매일 필요없습니다. 대충 보고 아. 이거 괜찮다 싶으면 쓰는겁니다. 저는 PI에서 사용할 수 있는 세부 항목 메뉴가 다 나와서 GTD가 좋아 보입니다. 그래서 제가 씁니다.

그러면 이쯤에서 GTD에 대해서 설명을 하자면....

알아서 공부하세요. 이쪽 관련은 문서도 많습니다. 구지 저에게 한수 알려달라는 분들을 위해서 시간을 지배하는 김대리를 추천해드립니다. 한국에 나온 책은 그다지 별로여서 추천하기 뭐하지만 원하시는 분들을 위해서 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 를 권해드립니다. (제가 읽은 버전은 구판이었는데 현재는 절판되고 꽤나 안좋았습니다.)

 

 아이폰에서 GTD로 사용되는 그런 실제적인 내용으로 보고 싶으시다면

를 권해드립니다. 웹상에서 GTD를 잘 쓰고 계시면서 심도 있는 내용을 보고 싶으시다면 쉐아르님의 블로그에서 GTD를 찾아보시는게 좋습니다.

 

이만큼 해줬으면 저는 할일 다 했다고 생각합니다. 그래서 PI를 GTD로 설정해서 PI에 적용하는건 다음 이 시간에 계속하도록 하겠습니다. (랄라라~ 날로 먹는 포스팅 포스팅~)

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posted by 데굴대굴 2012.01.25 11:59

Pocket Informant 를 여기까지 쭉 읽으셨다면 이번 포스팅은 분명 Tasks 라고 생각하셨을 겁니다. 하지만 이번 포스팅은 Notes 입니다. Tasks는 생각보다 말이 길어져서 나중에 오픈하려고 수정하다보니 Notes가 먼저 앞에 오고 말았습니다. (라고 설명하지만 현실은 이것저것 노느라 바뻤어요. 그 동안 포스팅이 없었던게 그 증거!)

 

Pocket Informant의 노트는 텍스트, 음성, 사진, 동영상 등의 연동이 가능합니다. 그래서 설명을 할까 합니다. 노트의 처음 화면은 다음과 같습니다.


딱 보니까 감이 오시죠? 오늘 남기는 노트, 그리고 나머지는 태그나 프로젝트로 관리해야 합니다. 실제로 입력 창을 보면...


매우 간단합니다. PI의 노트는 Pocket Informant 사용하기- #5 약속 입력에 비하면 입력할 항목이 거의 없습니다. 그리고 그 부분에 세부 설명이 다 되어 있으니..

 

 

우와.. 그래도 뭔가 대단해 보이시죠? 공짜로 쓸만한 노트가 나온거 같아 보입니다...

 

하지만 현실에서 주된 노트로 사용하기는 문제가 있습니다.

Notes를 인터넷에 연동시키기 위해서는 1)Google Tasks에 연동시키면 쓸모가 없습니다. Google Tasks는 todo list만 제공하기 때문에 notes를 저장할 장소가 없습니다. 오직 Toodledo 에서만 동기화가 가능합니다.


여기에 앱에서는 멀티미디어가 입력되지만, Toodledo-Notebook 항목에는 텍스트만 입력됩니다. 그래도 조금 덜 문제인건 본문길이 64000자 제한입니다(응!?).


PI 노트는 업무 보조용 임시 메모용으로만 쓰고,

제대로 쓸 때는 에버노트를 사용합니다.


이번 포스팅은 왠지 날로 먹는 느낌이 강하다는건.... 좋은 징조에요. :D

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posted by 데굴대굴 2012.01.18 10:31

Pocket Informant 를 쓰는데.. 무슨 약속 입력하는 항목까지 따로 포스팅 하는거냐? 라고 물으시는 분들이 계시는거 같은데, Pocket Informant 사용하기 시리즈 포스팅은 제가 날로 먹는 포스팅을 위해서 작성한 겁니다. 그러니까, 불필요한 부분까지 죄다 설명을 하는 포스팅이라는 거죠.라고 하지만, 약간 다릅니다.

약속 추가를 위해 Add Event 버튼을 누르면 다음과 같이 긴! 메뉴가 뜹니다. 딱 보시면 뭔가 입력할 항목이 많습니다. 이걸 다~! 설명하는...

  • Title : 약속을 알아보기 쉽게 이름을 정해줍니다. 그 옆에 있는 아이폰케이스 메뉴는 템플릿 메뉴입니다. 템플릿은 물론 나중에 설명합니다.
     
  • Location : 위치를 입력합니다. 입력하는 항목 옆에 있는 위치 지정 핀을 선택하면 해당 위치를 정확하게 지정할 수 있습니다. 설정해두면 나중에 해당 메뉴를 탭하는 것만으로 지도를 보여줍니다. 그러니 시간 여유가 있으면 어지간하면 정확한 위치를 지정하시기 바랍니다.
     
  • Start/End : 약속 시간을 정합니다. 하루 종일인 경우 세부 날짜를 입력하는 화면에서 Timed라고 되어 있는 항목을 옆으로 끌면 파랗게 질리면서 하루 종일 약속으로 전환됩니다.
     
  • Status : 상태를 입력하는건데, Busy로 두면 대부분 겹치지 않고 약속을 잡을 수 있습니다.
     
  • Repeat : 이 약속이 반복되어야 한다면, 입력합니다. 참고로 Custom…을 통해 음력을 제외한 거의 모든 반복 일정 입력이 가능합니다. (예:Every 3 Days)
     
  • Alarm : 기본적으로 알람이 설정되어 있습니다만, 해당 알람시간보다 더 앞당겨서 받고 싶거나 두번 이상의 알람이 필요하다면 설정합니다. 알람 자주 오면 귀찮습니다. 배터리만 많이 닳고....
     
  • Add attendee : 해당 약속에 참가할 사람 목록을 추가합니다. 여기에 추가하면 해당 사람에게 이메일이나 캘린더를 통해 일정을 예약해줍니다. 그러니까 약속에 참가하는 상대방이 약속을 취소하지 않는 이상, 상대방은 이 약속을 잊지 못합니다. 별거 아닌거 갈지만, 해보시면 압니다. 온다고 했는데 빠진 사람이 있으면 스마트하지 않은 사람인겁니다.
     
  • Tags : 태그를 붙입니다. 태그를 붙이는건 사용자 마음대로인데, 난이도를 정한다거나 소요시간을 정한다거나 하는 등의 태그를 붙여두면 좋습니다. 나중에 검색해서 찾기 좋거든요. : D
     
  • Calendar : 이 약속을 저장할 캘린더 DB를 선택합니다. 개인적으로 Calendar를 통해 분리하는 것 보다 태그와 아이콘을 붙이는걸 선호합니다.
     
  • Icon : iOS에 내장된 이모티콘을 이용하여 타이틀 앞에 달아줍니다. 그렇기 때문에 이걸 잘 이용하면 나중에 엄청 눈에 잘 띕니다. 캘린더 보는 화면에 글짜가 짤려서 보기 어렵지만, 아이콘을 이용하면 함축적으로 표현할 수 있기 때문에 상당히 편리합니다. 다만, 이모티콘 위치를 기억하기가 귀찮습니다. –_-a
     
  • Sensitivity : 번역하면 “민감도”인데, 현실은 중요도(Priority)정도로 인식하시면 됩니다.
     
  • Comments : 추가적인 메모 사항 있으면 적으세요.

  • 카메라 아이콘 : 이 이벤트와 사진이나 동영상을 바로 찍어서 연결합니다.
  • 사각형 두 개 아이콘 : 이 이벤트에 카메라롤에 저장된 사진이나 동영상을 연결합니다.
  • 사람 두 개 아이콘 : 연락처를 연결합니다. Add attendee 메뉴와의 차이는 여기에 연결하면 참가자로 등록되지 않습니다. 그냥 참고 연락처 정도로 생각하시면 됩니다. 

    자.. 그러면 카메라 아이콘~사람 두개 아이콘은 언제 쓰느냐? 해당 약속이 끝난 후, 새로운 사람을 만났고 이 사람의 연락처를 받았다면 여기에 연결해주세요. 자동으로 언제 만나서 어떤 일을 했는지 기록이 남습니다.

    이 기록을 보는 방법은...... 이벤트를 검색해서 쓰세요. –_-a 연락처에서 연결된걸 볼 수 있으면 좋겠습니다만 방법이 없더군요.
생각보다.. 많이 길죠? 생각보다 입력해야 하는 항목이 많아서 어려우실지 모르지만, 대부분의 경우 생락하고 쓰는게 정신 건강에 좋습니다. 저처럼 Hide Fields 를 누른 상태로 말이죠. :D 추가 입력이 필요한 부분은 나중에 컴퓨터에 앉아서 웹브라우저로 Toodledo.com에 로그인해서 천천히 입력하도록 합시다.    

 오늘의 교훈 : 결론은 마지막에.

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